Projekte und Ressourcen planen und steuern mit Microsoft Project Server - Grundlagen

 

– für Projektleiter und Führungskräfte –

Seminarthema: Einführung in das Arbeiten mit MS Project und MS Project Server (Ver. 2010 - 2019 und Project Online)

Seminarziel: Die Teilnehmer sollen einen Überblick über die Möglichkeiten der Enterprise Projektmanagement-Lösung bekommen. Zum Kursende soll der Teilnehmer die relevanten Projekt Management Themen, notwendige Grundeinstellungen, Planungsstabilität, Ressourcenmanagement, Filtertechniken, Teamkommunikation und Planungsverfolgung im Project Server (Ver. 2013-2019) kennen und anwenden können. Ebenso werden die Planungsweise, der Planungsprozess und die unternehmensspezifische Systematik behandelt. Darüber hinaus bekommen die Teilnehmer überblicksmäßige Kenntnisse in der Administration des Project Servers (Ver. 2013-2019) vermittelt.

 

1. Trainingstag

Am ersten Tag wird neben einem Gesamtüberblick das grundlegende Arbeiten mit MS Project (Ver. 2013-2019) und dem Project Center vermittelt, so dass erste Projektpläne in SharePoint und in Project angelegt, verändert und veröffentlicht werden können.

Bevor es losgeht

• Kurzer Überblick über das Work-Management System bestehend aus Microsoft Project, Project Server und SharePoint Server (Ver. 2013-2019)

• wichtige Grundeinstellungen in MS Project, damit MS Project „richtig“ rechnet

• Der Projektplanungsprozess mit Project und Project Server (Ver. 2013-2019)

• Netzplantechnik und die CPM‐Methode (kann entfallen, wenn bekannt)

 

Ein neues Projekt anlegen in Project und Project Server (Ver. 2013-2019)

• Ein einfaches Projekt in Project anlegen und strukturieren

• verschiedene Methoden der Projektplanung (Top-Down, Bottom-Up u.a.)

• Neue Funktionen in MS Project (Ver. 2013-2019)

• Erstellung eines Terminplans (Phasen, Vorgänge, Meilensteine)

• Vorgangsabhängigkeiten ‐intern und extern / Vorgangstreiber

• Zeiteinheiten / Arbeitspakete eintragen

• Arbeitsaufwände abschätzen und hinterlegen

• Projekt‐und Vorgangskalender nutzen

• Manipulation der Vorgangsabhängigkeiten

 

Der Umgang mit Projektvorlagen

• Enterprise Projekttypen (Projektarten) und ihre Funktion

• Nicht benötigte Vorgänge deaktivieren

 

Der Planungsprozess

• Der Planungsprozess und seine Abbildung in Project

• spezifische Projekt‐Meta‐Informationen, Vorgangs‐Spalten und ihre Bedeutung

• spezifische Enterprise Ansichten

 

Planungsstabilität

• Die Vorgangsarten: feste Dauer, feste Einheit, Feste Arbeit und deren Auswirkungen im Projektplan und im Project Server (mit und ohne Leistungsteuerung)

• Manuell berechnete Vorgänge versus automatischer Berechnung

• Terminplaneinschränkungen, fixierte Termine

• Meilensteine (intern / extern)

• Das Arbeiten mit Kalendern

 

2. Trainingstag

Am 2. Tag werden erlernte Kenntnisse durch Übung vertieft. Der Schwerpunkt liegt am 2 Trainingstag auf den Themen Projektsteuerung, Projektanpassung, Multiprojektmanagement, Reporting und Teamarbeiten.

Verantwortlichkeiten / Ressourcen und deren Verwendung im Projekt

Auch wenn kein dediziertes Ressourcenmanagement betrieben wird, ist es im Überblick wichtig zu wissen, wie der Project Server mit diesem Thema umgeht, da sonst Überraschungen auftreten können.

• der Enterprise‐Ressourcenpool

• Ressourcenarten (Arbeits‐, Generische‐, Team‐, Material‐, Kosten‐, Budgetressourcen)

• der Ressourcenkalender und seine Auswirkungen auf Projekte

• Das Arbeiten mit dem Teambuilder

• Grafische Verfügbarkeitsprüfung mit dem Teambuilder

• Bedeutung der Felder „Buchungstyp“, „Status Manager“ und „Veröffentlichen“

• Generische Ressourcen vs. Teamressourcen

• Ressourcen Vorgängen zuweisen, Arbeitsprofile festlegen

• Vorgangsarten und deren Auswirkungen

• spezifische Abteilungsressourcen

• Der Team Planer und sein sinnvoller Einsatz

 

Multi-Projektmanagement und Portfoliomanagement

• einen Masterplan erstellen (Hauptprojekt und Teilprojekte) und veröffentlichen

• Abhängigkeiten verschiedener Projekte voneinander

• Projektübergreifende Verknüpfungen eintragen

• aktualisieren der Teilprojekte

• der Projekt‐Container

• Projektportfolio und der Projekt Center

• Projektantragswesen

• Portfoliomanagement, Portfoliobewertung und Portfolioauswahl

 

Planungsverfolgung

• Basispläne / Zwischenpläne / Versionen

• Projektüberwachung

• Projektfortschritt einfordern bzw. ins Projekt übertragen

• Soll‐Ist‐Vergleich

• Projektkosten

 

Projekt- und ggf. Ressourcensteuerung

• Projektpläne den aktuellen Gegebenheiten anpassen

• Vorgänge hinzufügen / entfernen

• Feinplanung in späteren Phasen

• Gate‐Termine verschieben und die Auswirkungen im Projektplan

• Abteilungsressourcen durch Physische ersetzen

• Kapazitätsabgleich

 

Ansichten

• benutzerdefinierte Ansichten / Filter

• Druckansichten

• Verwenden von Project‐Feldern

 

Kommunikation mit dem Team / der Projektarbeitsbereich

• Veröffentlichen von Projekten (Arbeitsversion vs. veröffentlichte Version)

• Projekte an andere Projektleiter übertragen

• Der „besondere“ Projektarbeitsbereich in SharePoint 2013 und seine Funktionen

• Unterschiede und Besonderheiten bei lokalen/generischen und Teamressourcen

• Rückmeldungen von Projektmitarbeitern (Vorgangsliste)

• Die Besonderheit der MySite in SharePoint (Ver. 2013-2019) und der Zusammenhang zum Project Server

• Termine verschieben

• Übertragen eines Projektes an einen anderen Projektleiter (Projekt-Besitzer, Status Manager, Projekt-Berechtigungen)

• Stellvertretungen einrichten und nutzen

• Arbeiten mit Project Web App

• der Projekt‐/Ressourcen Center

• Dokumenten- und Problemmanagement

• Projekte und Projektdokumente offline mitnehmen

• Projekt‐Statusberichte erstellen und im Web pflegen

• Aktualisierung von Projektplänen

 

Arbeitszeittabellen (nur bei Stundenrückmeldungen)

• Sinn und Zweck von Arbeitszeittabellen

• Das Arbeiten mit Arbeitszeittabellen

• Arbeitszeittabellen vs. Vorgangscenter

 

Probleme und Risiken nutzen

• Probleme anlegen und verknüpfen

• Risiken anlegen und verknüpfen

 

Aktive Projekte migrieren

• Import von aktiven Projekten

• Projekt Ressourcen Enterprise Ressourcen zuordnen

• Benutzerdefinierte Felder

 

Analysemöglichkeiten

• Grafische Berichte

• OLAP Datenanalyse

• Project Berichte

• Dashboards erstellen bzw. ändern und nutzen

• Überblick Excel Services Reports

 

Troubleshooting

• Einstellungen im Internet Explorer

• Lokaler Project Cache

• Probleme beim Veröffentlichen / Wechsel des Statusmanager

• Projekte richtig einchecken

• Projekte aus älteren Project Versionen migrieren

• Verhalten der Masterprojekte beim Öffnen

• Offline arbeiten mit Project